24.09.2019 - 18 Einführung des digitalen Sitzungsdienstes

Sachverhalt:

Den Mitgliedern der Gemeindevertretung und aller Ausschüsse werden zurzeit noch alle Sitzungsunterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt. Des Weiteren können die Sitzungsunterlagen digital über das Ratsinformationssystem „allris“ eingesehen werden. Die nichtöffentlichen Unterlagen stehen dabei ausschließlich den berechtigten Gremienmitgliedern und hierzu befugten Verwaltungsmitarbeitern nach entsprechender Authentifizierung zur Verfügung.

Nachdem in dem Sitzungsdienstverfahren die Software des Ratsinformationssystems „allris“ seit mehreren Jahren praktisch eingesetzt wurde, soll es nun um die digitale Gremienarbeit erweitert werden. Die Entscheidung, die Gremienarbeit auf eine elektronische Arbeitsweise umzustellen, soll für alle Gremienmitglieder zutreffen.

Dabei stellt die Verwaltung den Gremienmitgliedern die Sitzungsunterlagen digital und mobil bereit. Hierzu ist die erforderliche Hardware vorzuhalten, mit dem die Unterlagen jederzeit aus dem webbasierten Ratsinformationssystem abgerufen werden.

Die Mitglieder der Gremien und der Verwaltung sollten ab dieser Wahlperiode ausschließlich unter Einsatz des internetbasierten Ratsinformationssystems über das Sitzungsgeschehen informiert werden und die dort vorhandenen Sitzungsvorlagen, Tagesordnungen, Einladungen und Niederschriften grundsätzlich online nutzen. Zur Information über digital versandte Einladungen, nebst Unterlagen wird eine (automatisch generierte) Email an die betreffenden Gremienmitglieder versandt.

Die Arbeit mit einem elektronischen Endgerät (Tablet, Laptop) unterscheidet sich stark von dem gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet diverse Vorteile, setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise umzustellen. Entsprechende Einführungen für den Einsatz und die Bedienung der Geräte werden den Gremienmitgliedern angeboten.

Als Vorteile sind insbesondere zu nennen:

-          Der Sitzungsdienst beschleunigt sich zeitlich und es verbessern sich die Arbeitsmöglichkeiten (alle Unterlagen sind zeitnah und vollständig verfügbar und müssen vor Sitzungen nicht immer wieder neu zusammengestellt werden, strukturierter Zugriff auf Unterlagen statt Blättern in Papierstapeln, die heimische Aktenhaltung kann deutlich reduziert werden).

-          Erschließung über Suchfunktionen (z.B. bei Haushaltsberatungen oder Ausschuss übergreifend); stets Zugriff auf alle Unterlagen (quasi das Archiv in der Tasche); spontane Recherche im Ratsinformationssystem ist möglich.

-          das durch Kennwort geschützte Gerät erhöht die Datensicherheit (Papierunterlagen liegen evtl. ungeschützt herum; Sitzungsunterlagen kommen nicht immer sicher beim Adressaten persönlich an)

-          Aufwandsreduktion in der Verwaltung (höhere Mitarbeiterproduktivität – mehr Zeit für Inhalte, da weniger Kopier- und Versandaufwand)

-          Umstellung ist (unabhängig der aufgezeigten Effizienzsteigerung und vielfältigen Arbeitserleichterungen) nach Erfahrungen anderer Verwaltungen mindestens kostenneutral.

Bezüglich der Endgeräte scheint die geeignetste Lösung, private Endgeräte zu benutzen. Das heißt, jedes Gremienmitglied beschafft eigenständig das entsprechende Endgerät. Für die dienstliche Nutzung in der Gremienarbeit kann ggf. ein Zuschuss je Legislaturperiode erteilt werden. Bei vorzeitiger Niederlegung des Mandats innerhalb der Legislaturperiode wäre der Zuschuss anteilig zu erstatten. Jede Person erhält nur einen Zuschuss je Legislaturperiode, auch wenn die Person mehreren Gremien angehören sollte (Gemeindevertretung, Amtsausschuss etc.) Vorrangig ist der Amtsausschuss zuständig, die weiteren Gremien sind nachrangig zuständig.

Weitere Regelungen zum Datenschutz, zur Amtsverschwiegenheit und zur dienstlichen Nutzung der Geräte werden in einer Nutzervereinbarung geregelt. (Anlage)

Herr Abel gibt weitere Ausführungen zum Sachverhalt. Die Einführung soll erst mit erfolgtem Breitbandausbau und -anschluss erfolgen.

Beschluss:

1. Die Gemeindevertretung Utecht beschließt die Einführung des digitalen (papierlosen) Sitzungsdienstes mit mobilen Endgeräten über das Ratsinformationssystem ‚allris‘ für alle Gremienmitglieder. Die Umsetzung soll im Laufe des Jahres 2020 erfolgen.
2. Die Mitarbeit beim digitalen Sitzungsdienst erfolgt mit privaten Geräten.
3. Die Gemeinde Utecht zahlt je Legislaturperiode einen Zuschuss für die dienstliche Nutzung der privaten Geräte i.H.v. 300,00 €. Bei vorzeitiger Niederlegung des Mandats ist der Zuschuss anteilig zu erstatten.

Abstimmungsergebnis:

Gesetzl. Anzahl Gemeindevertreter: 7

davon anwesend: 7

Ja-Stimmen: 7

Nein-Stimmen: -

Stimmenthaltungen: -

Bemerkung: Auf Grund des § 24 Kommunalverfassung haben folgende Mitglieder der Gemeindevertretung weder an der Beratung noch an der Abstimmung mitgewirkt: